Análisis de procesos y tratamiento de documentos
GITDOC realizará a través de un responsable en documentación el análisis de procesos en cada área de actividad con un posterior diagnóstico de la situación real del sistema de gestión documental, determinando el tratamiento de los documentos en el proceso de custodia documental.
Identificamos cada bulto con una etiqueta con código de barras que se utiliza para garantizar la trazabilidad del bulto en toda la cadena de custodia.
El personal de GitDoc se desplaza a sus instalaciones y se ocupan del trasvase de la documentación del cliente a los contenedores, opcionalmente se puede realizar el inventario por lomos de AZ´s en las instalaciones del cliente.
Organizamos la recogida de la documentación con medios propios en cualquier lugar de la geografía española, independientemente que esté ubicada en un único centro o en diferentes puntos.
Al realizar la entrada de su documentación en los almacenes de Grupo GitDoc, nuestro personal recepciona el pedido y verifica la entrada de todos los bultos a través del código de barras que se utilizó en la recogida.
Una vez definidos todos los criterios de clasificación (Contenedor, Az o Documento) y su referenciación, se realizará un inventario que permita la identificación de la unidad documental. De toda esta información se generará un registro que quedará reflejado en las bases de datos para su posterior consulta a través del portal Web GitDoc. Así mismo se le facilitará al cliente, si lo solicita, una copia impresa de la misma.
Alta en centro de custodia GitDoc asignará una nueva etiqueta con código de barras para indicar la ubicación definitiva en el centro de custodia, esta etiqueta puede incluir tecnología RDFI.
Las consultas se solicitarán por correo electrónico o a través del acceso Web en el portal de GitDoc solamente por personas autorizadas por el cliente, a las cuales se les asignará un usuario y claves de acceso. Las peticiones de documentación se pueden enviar mediante transporte propio si existe necesidad de la documentación original o digitalizar los documentos, en este caso los documentos se pueden visualizar y descargar a través del acceso Web en el portal de GitDoc.
El cliente indicará los plazos de custodia de cada tipología documental, así el sistema informático controla con una periodicidad anual, el vencimiento de las mismas. Para aquellos clientes que lo solicitan, GitDoc ofrece el servicio de destrucción confidencial y certificada de documentación, mediante la instalación de contenedores metálicos cerrados y controlados en las instalaciones del cliente.
A través de una selección aleatoria o de criterios facilitados por el cliente, GitDoc realizará el servicio de Auditoría Documental sobre una muestra de la documentación gestionada.