En primer lugar se comienza con un análisis general de la situación actual, este análisis se lleva a cabo mediante reuniones con los responsables y usuarios de los departamentos implicados, con el objetivo de ofrecer servicios de gestión documental para empresas óptimos, así conseguimos una visión global de la situación actual que permita lograr los siguientes resultados:

• Análisis y diagnóstico de la situación actual, incluyendo el estudio de los documentos utilizados en la organización, sus flujos documentales, y la toma de requerimientos sobre posibles mejoras.
• Elaboración junto a los responsables del Cliente de un Plan de acción que contemple una estrategia de Gestión Documental y organización de archivos en la que se defina la siguiente información:
  • Situación actual de los documentos o archivos.
  • Periodo de vigencia (para la custodia del documento).
  • Nivel de consulta para valorar la necesidad de generar archivo digital con el documento (Digitalización).
  • Donde ubicar los documentos (Custodia de Archivos).
  • Criterios de consulta del documento.
  • Como consultar los documentos (Software de Gestión Documental).
  • Como distribuir los documentos y sus flujos documentales (Workflow).
  • Seguridad del documento y back-up de los datos.

Tras la fase de definición nuestra empresa de gestión documental, en colaboración con el cliente, realiza el diseño del nuevo modelo de Gestión Documental. A continuación se describen de forma resumida los principales entregables para un nuevo modelo de gestión documental y uno de gestión de procesos.

Gestión documental

Entregables relativos a la documentación:

• Tipos y características de los documentos que intervienen en el sistema.
• Campos que incluye cada documento e información correspondiente a cada uno de ellos: descripción, valores permitidos, validaciones cruzadas…

Entregables relativos a la indexación:

• Métodos de indexación a utilizar: videograbación, OCR, etc.
• Criterios de indexación: información necesaria en función del método para la identificación de contenidos: definición de zonas, formularios, etc.

Entregables relativos a las consultas y gestión de contenidos:

• Tipos y criterios de consultas que se deben realizar, información que se debe mostrar en cada una de ellas.
• Diseño a medida de las consultas e informes requeridos por los usuarios.

Gestión de procesos

Entregables relativos a las tareas:

• Información de las tareas, características.
• Métricas para evaluación de la eficiencia.
• Responsables y posibles funciones a realizar.
• Orden y tipo (secuencial o paralela) de ejecución.

Entregables relativos a las rutas:

• Definición de rutas.
• Criterios de enrutamiento.

También se realizará la toma de requerimientos funcionales y técnicos para la posible integración de la solución GITDOC con otros sistemas de la empresa que afecten al proyecto.

Nuestro servicio  integral de gestión documental para empresas incluye la elaboración de informes detallados: en cada fase se realizarán informes de procedimientos legales e informáticos, los cuales serán revisados conjuntamente con el Cliente para asegurar la correcta definición e implantación de sus nuevos procesos de negocio.

Se realiza la implantación de los nuevos procesos de Gestión Documental en la empresa, y la ejecución del plan de formación en el nuevo sistema en los procesos afectados y en los nuevos.

Durante el arranque y el período establecido se realizan las actividades de soporte a los equipos de gestión, incluyendo la gestión de incidencias y/o mejoras.

Además, nuestra empresa de gestión documental y organización de archivos realiza el seguimiento y control de los objetivos definidos de cada una de las fases anteriores. Esto implica la revisión del cumplimiento de las tareas descritas para cada fase por cada responsable asignado, fechas de entrega y su grado de calidad.